Hệ thống quản lý tài liệu của cổng thông tin điện tử

Hệ thống quản lý tài liệu là rất quan trọng đối với mọi tổ chức nhằm giảm bớt khối lượng công việc và nâng cao năng suất trong việc xử lý các tệp tin điện tử trong môi trường không cần giấy tờ. Họ làm việc để bảo vệ và hợp lý hóa quy trình kinh doanh khi họ thiết lập quy trình công việc tự động , cung cấp bảo mật và cho phép kiểm toán. Có nói rằng, điều quan trọng là biết rằng chỉ cần có một hệ thống quản lý tài liệu tại chỗ không đảm bảo rằng nó đang được sử dụng tối ưu.

Các bạn có thể đọc thêm về các chủ đề:

Hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả của cổng thông tin điện tử

Việc thực hiện thành công hệ thống quản lý tài liệu phải bao gồm các hướng dẫn về phong cách ngày tháng và thời gian đóng dấu, đặt tên cho các quy ước đặt tên, xem xét và cập nhật các hướng dẫn, lưu trữ cũng như các thủ tục chia sẻ và hợp tác. Tính hiệu quả và tính nhất quán của việc lưu thông tài liệu trong một tổ chức có thể giúp cho quy mô kinh doanh của doanh nghiệp lên một tầm cao mới nếu được thực hiện đúng. Vì vậy, nếu bạn muốn khai thác tối đa hệ thống quản lý tài liệu của mình, hãy thực hiện theo 5 bước sau.

Bước 1: Hiểu được nhu cầu và quy trình kinh doanh

Giống như chúng tôi đã đề cập trước đây, quản lý tài liệu điện tử (EDM) không phải là hệ thống 'một kích cỡ phù hợp với tất cả'. Bạn phải hiểu chính xác cách hoạt động của các quy trình kinh doanh của bạn, quy trình làm việc như thế nào và cách thức các tệp tin điện tử và tài liệu lưu thông qua các quy trình đó. Bạn cũng cần phải biết cách theo dõi từng bước di chuyển của một tài liệu, tìm ra các lĩnh vực vấn đề và thực hiện hệ thống EDM theo cách mà nó nâng cao hiệu quả.

Bước 2: Xác định loại người dùng và quyền hạn của họ

Một hệ thống EDM có thể được thực hiện thành công nếu bạn sử dụng phương pháp tiếp cận theo từng giai đoạn dựa trên loại người dùng, quyền hạn và nhu cầu của họ. Người dùng có nhu cầu cao cần được ưu tiên hàng đầu. Quan sát cách một bộ phận tương tác với nhau như thế nào và làm thế nào để hệ thống EDM có thể nâng cao hiệu quả tổng thể. Hệ thống nên có thể tạo ra một môi trường an toàn và chứng thực cho người dùng có quyền truy cập thích hợp và xem các tài liệu quan trọng.

Bước 3: Chỉ chọn các đối tượng liên quan

Các hệ thống quản lý tài liệu có các tính năng khác nhau, và bạn nên chọn một hệ thống phù hợp nhất với tổ chức của mình. Một số tính năng EDM chuẩn là:

Tìm kiếm Quy trình làm việc Bảo vệ Khả năng mở rộng Chức năng quản lý tài liệu Khả năng sử dụng Tích hợp Bổ sung

Bước 4: Tự động hóa (và đơn giản hóa) quy trình

Cải thiện hiệu quả bằng cách tự động hoá và đơn giản hóa quy trình kinh doanh lặp đi lặp lại khi nói đến chuyển động của tệp hoặc tài liệu. Hệ thống EDM của bạn cần phải mạnh mẽ và linh hoạt đủ để nhân bản các quá trình này. Nó sẽ cho phép bạn tự do chỉnh sửa và tạo luồng công việc của riêng bạn một cách độc lập mà không cần hỗ trợ kỹ thuật. Hệ thống phân cấp để ra quyết định và ủy quyền phải rõ ràng. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và kiểm tra tất cả các giao dịch trong các quy trình.

Bước 5: Tích hợp với tất cả phần mềm và phần cứng

Các hệ thống EDM bạn chọn cần phải được dễ dàng và an toàn tích hợp với các ứng dụng kinh doanh khác và phần mềm để tăng tốc độ thông qua người sử dụng, tăng năng suất và giảm chi phí. Tất cả tích hợp phần mềm và phần cứng giúp doanh nghiệp của bạn tận dụng công nghệ được sử dụng trong toàn bộ công ty - cuối cùng là tạo ra sự tiếp cận thông tin an toàn và liền mạch và tiết kiệm được nhiều thời gian và tiền bạc.

Bằng cách làm theo 5 bước này, bạn sẽ có thể thực hiện thành công một hệ thống quản lý tài liệu trong tổ chức của mình. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bản chất và nhu cầu của mỗi doanh nghiệp là khác nhau và bạn cần phải hiểu hoàn toàn các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp trước khi quyết định lựa chọn một. Cuối cùng, cần có một hệ thống giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc, nâng cao năng suất và nâng cao hiệu quả chung của tổ chức.